ADMINISTRASI PERPUSTAKAAN SEKOLAH

Pengertian

Secara umum pengertian administrasi adalah segenap proses penataan kerjasama dari sekelompok orang dengan menggunakan fasilitas dan perlengkapan yang ada untuk memperlancar dan  mengefisienkan pencapaian tujuan dari suatu organisasi.

Menurut pendapat Rompas (1985: 12) Yang dimaksud dengan administrasi Perpustakaan Sekolah adalah:

"Keseluruhan proses kegiatan yang dilakukan di perpustakaan dengan

menggunakan fasilitas yang ada untuk memperlancar dan mempercepat

tercapainya tujuan Perpustakaan Sekolah".

Semua bahan pustaka yang diterima di Perpustakaan Sekolah hendaklah diadministrasikan dengan baik. Gunanya adalah :

a. Agar diketahui sumber atau asal datangnya bahan pustaka tersebut.

b. Agar dengan mudah diketahui jumlah bahan pustaka yang telah diterima di

perpustakaan baik jumlah judul maupun jumlah eksemplarnya

c. Agar diketahui jenis atau macam bahan pustaka yang telah diterima.

Contoh administrasi penerimaan bahan pustaka:

Tgl Asal/Sumber Jenis/Macam Bahan Pustaka Ket NF Fiksi Ref Majalah S.Kabar Lain-lain Jdl Eks Jdl Eks Jdl Eks Jdl Eks Jdl Eks Jdl Eks Jumlah

Sumber (asal) bahan pustaka dapat diperoleh melalui:

a. Pembelian

b. Hadiah/Sumbangan

c. Pertukaran

d. Titipan

Bila dianggap perlu buku administrasi penerimaan pustaka dapat dibuat untuk masing-masing jenis dari sumber bahan pustaka tersebut.

Administrasi Pengolahan Buku

Sebelum bahan pustaka disusun ke dalam rak buku maka perlu diadakan pengolahan.Yang dimaksud dengan pengolahan buku adalah rangkaian pekerjaan dalam mempersiapkan buku agar mudah diperoleh dan diketahui informasi yang ada di dalamnya.

Administrasi pengolahan buku terdiri dari:

a. Inventarisasi (pembuatan Buku Induk), yaitu mencatatkan ke dalam Buku Induk

Perpustakaan, kekayaan koleksi dari sesuatu perpustakaan. Contoh buku induk.

perpustakaan:

No.          Tgl                           No.          Judul Pengarang Penerbit/       Thn          Jumlah Jenis Bahasa Asal Ket

Urut         Penerimaan              Inv.                                                          Terbit

Keterangan:

NF: Non Fiksi H : Hadiah

F : Fiksi Tk : Tukar menukar

R : Referensi Ktr : Keterangan

P : Pembelian

b. Cap Inventaris dan Cap Perpustakaan

Cara membubuhkan stempel halaman judul sebaiknya dibiarkan bersih dan tidak dibubuhi stempel.

- Stempel Inventarisasi dibubuhkan di belakang halaman judul pad a tempat kosong.

- Stempel perpustakaan dicapkan di belakang kolom judul dan pada halaman kode, umpamanya setiap halaman 25.

c. Klasifikasi, Yaitu menentukan subyek yang dimiliki buku yang dinyatakan dengan notasi (angka klsifikasi). Notasi (angka klasifikasi) dicantumkan pada label buku yang ditempelkan pada punggung buku. Ini sangat penting untuk pengelompokan dan penyusunan buku di dalam rak buku agar mudah ditelusuri.

Bila perpustakaan sejak lama telah mengolah buku atau bahan pustakanya. Agar tidak terjadi duplikasi terhadap pekerjaan kalsifikasi dan katalogisasi, sebelum buku diolah terlebih dahulu diadakan verifikasi (melihat ke Kartu Shelf-list apakah buku tersebut sudah pernah diolah). Untuk memudahkan, setiap buku yang akan diolah diberi secarik kertas yang diberi nama "T. Slip" (Temporary Slip). Bagi buku yang sudah pernah diolah, cukup dicatat pada T. Slip notasi (call Number) dan No. Induk, Bagi buku yang belum pernah diolah, T. Slip dibiarkan kosong. Buku-buku yang berbahasa Indonesia yang jumlahnya kurang dari 25.000 cuku dengan menggunakan Buku Pedoman Klasifikasi yang berjudul "pengantar Klasifikasi Perpustakaan Dewey" karangan Drs. Towa.P. Hamakonda MLS. Bila koleksi Perpustakaan Sekolah lebih dari 25.000 eks. Disarankan menggunakan Dewey Decimal Classification (DOC)

d. Mengkatalogisasi, adalah memberi informasi singkat tentang buku baik dari segi fisik dan subyeknya, yaitu pengarang, judul, edisi, imprint, kolasi dan jajakan.

Data tersebut diketik pada Kartu katalog ukuran 12,5 x 7,5 cm. Kartu-kartu yang dibuat adalah : kartu Katalog Utama (Shelf-list), kartu katalog pengarang, kartu judul, dan kartu katalog subyek.

e. Label Buku dan Sampel

Sesudah katalog buku selesai dikerjakan, buku dilengkapi dengan kantong buku, label, tanggal kembali (due date). Untuk buku referensi tidak perlu dibuat kantong buku, kartu buku dan due date slip buku referensi tidak untuk dipinjamkan.

f. Filing dan Shelving

Kartu katalog pengarang, judul dan subyek difile menurut abjad. Cara filing boleh cara kamus atau cara terpisah Buku-buku yang sudah selesai diproses, disusun dalam rak buku menurut call numbernya yang dikatakan shelving.

g. Statistik Pengolahan

Untuk laporan pekerjaan pengolahan buku dibuat statistik sebagai berikut :

Tgl Pengarang Judul No.Induk Call

Number

Jumlah Keteranagan

Administrasi Pelayanan

Yang dimaksud dengan pelayanan Perpustakaan Sekolah adalah member bantuan kepada guru dan murid untuk mendapatkan bahan bacaan dan informasi yang mereka perlukan. Pustakawan atau Guru Pustakawan Perpustakaan Sekolah boleh sebagai penghubung antara koleksi perpustakaan dengan guru dan murid.

Kegiatan kerja pada pelayanan Perpustakaan Sekolah meliputi :

a. Mengatur layout ruangan

b. Memelihara susunan buku di rak

c. Menyusun peraturan dan tata tertib pelayanan

d. Menerima anggota perpustakaan

e. Melaksanakan peminjaman dan pengembalian buku

f. Memberikan pelayanan referensi dan informasi

g. Memberi bimbingan membaca

h. Menyusun statistik dan laporan pelayanan perpustakaan.

Peraturan dan Tata Tertib Pelayanan

Peraturan dan tata tertib pelayanan perpustakaan harus diperbuat dengan lengkap dan jelas sehingga tidak ada keraguan bagi guru dan murid didalam memanfaatkan jasa pelayanan perpustakaan. Perlu diperhatikan bahwa peraturan dan tata tertib tersebut jangan sampai mempersulit atau memberi hambatan bagi pemakai perpustakaan. Sebaliknya harus dapat mendorong para pemakai perpustakaan mempergunakan kesempatan tersebut.

Peraturan dan tata tertib tersebut mencakup:

a. Jam buka perpustakaan

Jam buka perpustakaan perlu dipikirkan secara tepat sehinga dapat member waktu yang cukup banyak bagi guru dan murid mempergunakan perpustakaan.

Janganlah hendaknya Perpustakaan Sekolah hanya dibuka pada jam istirahat saja.

b. Keanggotaan

Sekalipun anggota Perpustakaan Sekolah terdiri dari guru dan murid namun perlu dicantumkan didalam peraturan keanggotaan perpustakaan syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh setiap anggota.

c. Peminjaman Buku

Peraturan dan lata tertib peminjaman perlu disusun secaa jelas, yaitu :

1. Hari-hari (waktu) peminjaman

2. Lama peminjaman

3. Jumlah buku yang boleh dipinjam sekaligus

4. Sanksi terhadap pelanggaran peraturan peminjaman

Mengenai sistem peminjaman apabila buku-buku perpustakaan telah diolah dan telah mempunyai Kartu buku dan Katalog buku, cukup dengan mempergunakan

Kartu buku saja. Untuk mencatatkan peminjam dan lamanya pinjaman.

Apabila buku-buku di perpustakaan masih kecil jumlahnya atau masih berjumlah kurang dari 1500 eksemplar dan belum diolah menurut sistem yang ditentukan, sistem pencatatan peminjaman cukup dengan mempergunakan buku tulis saja dengan kolom-kolom sebagai berikut:

No Nama Murid Judul Pengarang Tanggal Kembali Keterangan Administrasi Pemeliharaan Buku

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam Jemeliharaan buku dan bahan pustaka lainnya, yaitu:

a. Buku kotor

b. Buku rusak

1. Kerusakan kecil

2. Kerusakan besar

c. Buku hilang

Ad.a. Buku Kotor

Terhadap buku yang dikembalikan siswa dalam keadaan kotor cukup diberi peringatan agar menjaga keadaan buku.

Bila buku yang dikembalikan siswa keadaannya lebih kotor lagi umpamanya buku dicoret dan ditulisi mungkin sanksi perlu diberikan, yaitu siswa tidak diperkenankan meminjam buku dalam waktu tertentu.

Ad.b. Buku Rusak

Kerusakan buJ,u dapat dikelompokkan atas.

1. Kerusakan kecil, seperti .

- Buku kena air

- Halaman buku sebagian sobek

- Halaman/lembaran buku sobek atau lepas tetapi tidak hilang

- Lembaran buku lepas seluruhnya tetapi tidak hilang.

2. Kerusakan besar, seperti .

a. Halaman buku hilang

b. Buku terbakar atau kena air sehingga tidak bisa dipergunakan lagi.

c. Kerusakan besar lainnya.

Bagi buku-buku yang mengalami kerusakan kecil pada waktu dikembalikan, Guru Pustakawan cukup memberi nasehat dan petunjuk agar selalu menjaga keselamatan buku. Bila sudah berkali-kali diberi nasehat, diberi sanksi tidak boleh meminjam buku untuk waktu tertentu.

Apabila terjadi kerusakan besar akibat kesalahan siswa, seperti buku hilang, baik dipertimbangkan untuk meminta ganti buku yang hilang tersebut dengan subyek yang sama dan dipertimbangkan pula keadaan buku yang hilang tersebut, keadaan baru atau sudah lama dipakai sehingga dapat dipertimbangkan apakah si siswa mengganti buku dengan buku baru atau membayar berapa persen dari harga buku yang harus diganti.

Apabila buku yang hilang itu adalah buku fiksi (cerita) dapat diganti dengan judul lain dan murid dapat memilih dari judul-judul yang disediakan guru pustakawan agar si siswa tidak menggantinya dengan buku fiksi yang tidak sesuai dengan Perpustakaan Sekolah. Bagi buku-buku yang mengalami rusak kecil atau besar perlu dicatatkan kedalam buku Administrasi Buku Rusak. Baik dipisahkan catatan kerusakan kecil dan kerusakan besar.

Contoh : Administrasi Buku Rusak Kecil

No Pengarang Judul No.Klas Jenis   Kerusakan Tanggal Diperbaiki

Contoh: Administrasi Buku Rusak Besar

No Pengarang Judul No.Klas % Kerusakan Pengganti Buku/Rp

Bila pengganti adalah buku, ditulis judul buku pengganti tersebut.

Administrasi Keanggotaan

Keanggotaan Perpustakaan Sekolah utamanya ialah guru, murid dan pegawai administrasi sekolah.

Buku Induk keanggotaan Perpustakaan Sekolah perbuat untuk:

a. Guru dan Pegawai

b. Murid

a. Buku Induk untuk Guru

No Nama Tanggal mulai menjadi

anggota

Keterangan

b. Buku Induk untuk murid

No Nama Kelas Tanggal mulai menjadi anggota

Keterangan

Catatan: Pas Foto ditempelkan pada Buku Induk Anggota pada kolom keterangan

Pernyataan menjadi anggota

Untuk menjdai anggota Perpustakaan Sekolah balik ditentukan persyaratan sebagai berikut:

1. Guru, karyawan dan murid yang masih aktif di sekolah mendaftarkan diri di perpustakaan.

2. Menyerahkan 1 lembar pasfoto ukuran 3 x 4 cm.

3. Memiliki kartu peminjaman

4. Bersedia mematuhi peraturan

Untuk menjadi anggota Perpustakaan Sekolah tidak perlu terlampau dibebani dengan persyaratan-persyaratan yang memberatkan.

Bila guru, karyawan dan murid sudah terdaftar menjadi anggota perpustakaan kepada mereka cukup berikan Kartu Peminjaman yang bentuk dan ukurannya ima dengan Kantong buku, sebagai berikut: 7,5 cm 5 cm

Kartu Peminjam diserahkan kepada petugas pelayanan apabila akan meminjam buku

dari perpustakaan. Kedalam kartu peminjaman akan dipinjam setelah itu pada kartu tersebut diisi identitas si peminjam. Dan bila aggota tidak ada meminjam buku, Kartu Peminjaman berada di tangan peminjam.

Pada Kartu Peminjaman diketik:

a. Nama (di bawah kata Perpustakaan)

b. Nomor anggota (sesuai pada Buku Induk guru dan murid)

c. Nama anggota

d. Kelas (untuk murid)

e. Berlaku tanggal

Masa berlaku kartu anggota adalah untuk satu tahun dan perbarui untuk tahun berikutnya.

Laporan dan Statistik Perpustakaan Sekolah

Maju mundurnya pelayanan Perpustakaan Sekolah dapat dilihat dari data statistik dan laporan dari perpustakaan itu sendiri.

Dalam kurun waktu tertentu perlu diketahui sejauh mana Perpustakaan Sekolah telah dapat melaksanakan fungsinya dan hambatan yang dialami agar dapat disusun perencanaan dan program pengembang-annya untuk periode berikutnya.

Hendaknya keadaan dari sesuatu Perpustakaan Sekolah berkembang maju. Bukan tidak mungkin bahwa kelambanan perkembangan dari Perpustakaan Sekolah adalah disebabkan pendataan dan penyampaian laporan perpustakaan tidak pernah dibuat.

Statistik yang harus dibuat adalah:

a. Statistik anggota

b. Statistik pengunjung perpustakaan.

c. Statistik buku yang dibaca

d. Statistik peminjaman

e. Statistik pelayanan referensi dan informasi

f. Statistik koleksi perpustakaan

g. Statistik buku yang rusak atau hilang.

PERPUSTAKAAN

……………………………

No. :………………

Nama :………………

..…………….

Kelas :………………

Berlaku

Sampai:……

…………

Bulan Koleksi - I Koleksi - II Koleksi - III Guru Jumlah

Januari 1988

Desember 1988

Jumlah

Statistik Pengunjung

a. Harian

Bulan/Tgl Januari 1988 Jumlah

1 2 3 31

P W P W P W …………………………………………………… P W

Kelas I

Kelas II

Kelas III

Guru

b. Tahunan

Bulan Kelas - I Kelas - II Kelas - III Guru Jumlah

P W P W P W P W

Januari 1988

Desember ‘88

Jumlah

STATISTIK BUKU YANG DIBACA/DIPINJAM

a. HARIAN

Bulan Januari 1988 Jumlah

1 2 3 31

000

100

200

900

FIKSI

JUMLAH

b. TAHUNAN

BULAN 000 001 002 900 FIKSI JUMLAH

JANUARI 1988

DESEMBER 1988

JUMLAH

STATISTIK KOLEKSI

BULAN 000 100 200 900 Fiksi MAJ SK

jdl eks jdl eks jdl eks Jdl eks Jdl eks jdl jdl

JAN

1988

Jumlah

Laporan Perpustakaan Sekolah disampaikan setiap bulan pada akhir tahun. Laporan tahunan merupakan rangkaian dari semua laporan bulanan.

DAFTAR PUSTAKA

Departemen Pendidikan dan Kebudayaan, 1986. Pedoman Penyelenggaraan

Perpustakaan Sekolah. Jakarta: Proyek Pengembangan Perpustakaan.

Perpustakaan Nasional. 1992. Perpustakaan Sekolah: petunjuk Untuk Membina.

Memakai dan Memelihara Perpustakaan di Sekolah. Jakarta: Perpustakaan

Nasional RI.

Rompas, YP. 1985. Pengantar Organisasi Perpustakaan. Jakarta: Lembaga Pusat

Dokumentasi dan Informasi.

Sumardji, P. 1988. Perpustakaan: Organisasi dan Tata Kerjanya. Yogyakarta :

Kanisius.