Pendahuluan
Seiring dengan globalisasi, kebutuhan akan informasi menjadi satu hal yang tidak bisa ditawar. Sebagai sebuah institusi yang turut memberikan kontribusi yang sangat besar terhadap perkembangan ilmu pengetahuan dan kebutuhan informasi ditengah-tengah masyarakat fungsi perpustakaan tidak hanya sebagai penyedia jasa informasi, namun juga sebagai sarana rekreasi, hiburan, pendidikan serta tempat mengembangkan kreatifitas sehingga keberadaan perpustakaan diharapkan dapat meningkatkan kualitas sumber daya manusia yang akan membawa kearah perubahan yang lebih baik.
Namun jika melihat kenyataan saat ini, perpustakaan kurang mendapat apresiasi masyarakat. Alasan yang sering kali mengemuka adalah kualitas layanan perpustakaan yang sering kali tidak sesuai dengan harapan. Jika dibandingkan dengan toko buku yang semakin banyak serta menawarkan koleksi yang lebih lengkap serta mutakhir maupun tekhnologi internet yang menjanjikan kemudahan dengan menyediakan ratusan bahkan ribuan informasi yang dapat diakses hanya dalam hitungan detik. Faktor-faktor itulah yang menyebabkan masyarakat cenderung mengabaikan perpustakaan.
Latar Belakang Masalah
Permasalahan yang menyebabkan perpustakaan tidak menjadi pilihan utama sebagai tempat layanan yang dibutuhkan masyarakat adalah kualitas layanan perpustakaan yang menyebabkan ketidakpuasan penggunanya. Ketidakpuasan tersebut bersumber dari berbagai aspek, antara lain ; mulai dari jumlah dan klasifikasi jenis buku dan bahan bacaan yang kurang, sarana penelusuran informasi tidak memadai, kenyamanan serta kemudahan dalam mengakses informasi, sampai pada layanan petugas perpustakaan yang sering kali kurang bersahabat.
Tujuan Penulisan
Bertolak dari permasalahan diatas maka tujuan dari penulisan ini akan membahas gambaran perpustakaan ideal dalam kaitannya dengan layanan yang diberikan kepada pengguna sebagai langkah konkrit menyongsong masa yang akan datang.
Pembahasan
A. Untuk membuat perpustakaan yang ideal yang mampu menjawab tantangan jaman, perlu memperhatikan hal-hal yang penting seperti di bawah ini.
Pertama adalah sumber daya manusia yang mengelola perpustakaan. Komponen ini adalah sesuatu yang sangat penting dalam proses pengembangan diri perpustakaan. Keluwesan dalam menanggapi dinamika perubahan jaman oleh pustakawan mutlak diperlukan jika per-pustakaan ingin maju. Sekarang ini jalan yang ditempuh pemerintah untuk mengatasi masalah SDM dalam dunia perpustakaan adalah menetapkan ketentuan calon pustakawan harus berpendidikan minimal D-3 perpustakaan. Tapi walaupun begitu ternyata perpustakaan belum dapat berkembang secara optimal. Rupanya dengan hanya berpendidikan D3 perpustakaan saja belum cukup. Hal yang terpenting dalam pengadaan SDM untuk menuju perpustakaan yang ideal adalah pustakawan yang berdedikasi tinggi pada tugas dan mempunyai kemampuan plus. Mereka tidak hanya bermodalkan tanda lulus dari D3 perpustakaan tapi juga harus bisa menguasai ketrampilan lain yang ada hubungannya dengan pengolahan perpustakaan seperti komputer. Di jaman yang serba canggih ini komputer tak bisa ditinggalkan begitu saja, karena komputerlah yang menguasai semua jaringan informasi global. Padahal kita tahu bahwa perpustakaan adalah pusat dan penyebar informasi. Alangkah menyedihkan jika perpustakaan yang merupakan gudang ilmu dan informasi tidak bisa melakukan tugasnya memberikan informasi pada masyarakat, hanya karena SDM-nya yang tak mempunyai kemampuan untuk melayaninya
Hal kedua yang perlu dicermati dalam pengembangan perpustakaan adalah manajemen perpustakaan yang digunakan. Manajemen ini juga tergantung pada SDM dalam perpustakaan tersebut. Jika SDM-nya cukup berkemampuan untuk membuat kebijakan yang membuat perpustakaan maju, maka perpustakaan akan cepat berkembang. Manajemen yang terkesan berbelit-belit dan kolot tak lagi berlaku di jaman sekarang. Untuk itu dibutuhkan segalanya yang serba praktis dan efektif termasuk dalam mengatur perpustakaan.
Penambahan pegawai perpustakaan yang tidak dapat berperan banyak seharusnya dihilangkan, karena tidak efektif. Biaya yang dikeluarkan untuk menggaji mereka sia-sia saja. Bila perpustakaan benar-benar membutuhkan tambahan tenaga baru maka sistem penerimaannya harus dilakukan secara selektif. Hal tersebut dilakukan untuk menghindari kesalahan yang fatal. Dengan kata lain bahwa perpustakaan mementingkan kualitas dari pada kuantitas pengelolanya. Selain itu pengaturan struktur organisasinya juga harus jelas. Masing-masing bagian harus mengerti tugas dan kewajibannya. Bagian pengadaan bahan pustaka, pengolahan, penyimpanan dan redistribusi harus tahu kedudukannya dan peranannya dalam perpustakaan. Kalau mereka sudah tahu dan menyadari akan hal itu maka proses temu kembali informasi akan terjadi secara cepat dan tepat. Selain itu manajemen yang ada juga harus mengutamakan komunikasi yang baik antara bawahan dan atasan. Bentuk komunikasi seperti ini penting agar tidak terjadi kesalahpahaman dalam menjalankan tugas. Sikap atasan yang terkesan “galak” pada bawahannya kurang baik walaupun sikap tegas juga diperlukan. Sikap yang tidak bersahabat dari atasan pada bawahan akan menyebabkan bawahan tidak bisa berkembang karena merasa terkekang.
Ketiga, sesuatu yang tak kalah pentingnya dalam mewujudkan perpustakaan ideal adalah lengkapnya koleksi yang dimiliki oleh perpusta-kaan. Kita mungkin sering mengalami kekecewaan manakala kita datang ke perpustakaan untuk mencari informasi ternyata kita di sana tidak memperoleh apa-apa hanya karena perpustakaan tersebut tidak lengkap. Sebetulnya hal itu tidak perlu terjadi apabila perpustakaan rajin meng-adakan kerjasama di antara mereka. Perpustakaan tak perlu membeli semua bahan koleksi untuk melayani pemakai, karena hal itu tak mungkin. Tapi dengan adanya kerjasama antar perpustakaan yang baik dan konsisten maka biaya pengadaan bisa ditekan. Bentuk kerjasama tentu saja ber-macam-macam mulai dari pengadaan bahan pustaka sampai kerjasama pengolahan. Kerjasama antar perpustakaan tidak hanya menguntungkan pemakai saja tapi juga para pustakawannya, karena antar pustakawan dapat saling bertukar informasi atau seputar dunia kerja di perpustakaan sehingga pengalaman mereka menjadi lebih banyak.
Hal keempat, yaitu soal dana. Sampai saat ini masalah yang dihadapi perpustakaan adalah kurangnya dana yang dimiliki oleh perpustakaan. Alasan ini pula yang sering disebutkan untuk menjawab mengapa perpustakaan kurang berkembang. Tapi seharusnya hal itu tak perlu terjadi karena perpustakaan dapat memperoleh dana dari luar apabila pustakawannya mampu dan mau berkreasi. Cara yang ditempuh banyak sekali, diantaranya selain menjadi tempat peminjaman buku pada masyarakat, perpustakaan juga membuka usaha lain seperti fotokopi, menjual peralatan sekolah, bahkan makanan, tentunya dengan pengaturan letak/ruang yang tidak mengganggu ketenangan membaca. Hal tersebut boleh-boleh saja asal tidak mengganggu tugas utamanya sebagai tempat penyebar ilmu dan informasi. Tapi untuk mewujudkan hal itu memang tidak mudah tapi bisa terlaksana. Usaha yang pertama dilakukan tak perlu menyiapkan modal yang sangat besar tapi dilakukan secara bertahap. Yang paling pokok yang menjadi pedoman adalah tugas dan fungsi perpustakaan tidak terabaikan. Jangan sampai membuka usaha lain sukses tapi tugas utama rusak. Jenis perpustakaan seperti ini telah sukses dilaksanakan di luar negeri terutama di negara maju. Mereka membangun perpustakaan seperti tempat belajar dan rekreasi yang tenang dan nyaman, sehingga masyarakat sangat antusias untuk menggunakannya. Selain membaca buku mereka dapat berbelanja untuk kebutuhan belajar-nya di perpustakaan. Pada awalnya itu semua merupakan usaha kecil-kecilan tapi berkat usaha, kerja keras dan didukung oleh SDM yang bermutu dan berdedikasi tinggi maka perpustakaan ideal bisa terwujud.
B. Untuk meraih predikat perpustakaan ideal, perpustakaan harus memenuhi standar layanan yang meliputi kualitas layanan, fasilitas pendukung layanan, kompetensi pustakawan serta tersedianya sumber-sumber informasi yang dibutuhkan.
1. Kualitas Layanan
Berkaitan dengan kualitas layanan tidak dapat dipisahkan dengan Total Quality Management (TQM). TQM lebih tepat disebut sebagai suatu perpaduan semua fungsi dari perusahaan ke dalam falsafah yang dibangun berdasarkan konsep kualitas, teamwork, produktifitas, pengertian dan kepuasan pelanggan. Terdapat empat prinsip utama dalam TQM yaitu :
a. Kepuasan pemakai
Pemakai perpustakaan yang menentukan tingkat kualitas yang diharapkan, spesifikasi, jenis layanan dan sebagainya. Pemakai perpustakaan dalam arti yang luas bukan saja pemakai/pengunjung perpustakaan, tetapi semua pihak yang terkait, misalnya badan yang menaungi perpustakaan (Perpustakaan Nasional, Rektorat, Gubernur, Bupati), mitra kerja, sponsor bahkan dengan penerbit/pedagang buku.
b. Respek kepada setiap orang
Sumber daya manusia merupakan faktor utama dalam organisasi. Setiap orang dipandang sebagai individu yang memiliki bakat, kemampuan, kreatifitas dan kepribadian yang unik. Karena karakteristik tersebut maka pelibatan dan partisipasi setiap orang dalam organisasi sangat penting.
c. Manajemen berdasarkan fakta
Manajemen kontemporer bekerja tidak berdasarkan perasaan (feeling) dan kebiasaan yang terjadi, tetapi harus memiliki data yang komprehensif. Data diperoleh dari fakta yang terjadi di lapangan. Dengan data tersebut selanjutnya diolah sebagai dasar perencanaan, pengambilan keputusan, pelaksanaan dan evaluasi.
d. Perbaikan berkesinambungan
Agar sukses dan mampu bertahan, sebuah organisasi harus selalu melakukan perbaikan. Perbaikan dilakukan terus menerus karena kualitas bersifat dinamis. Perilaku dan preferensi pemakai juga mengalami perubahan. Prinsip hari ini harus lebih baik daripada hari kemarin menjadi perilaku seluruh level di organisasi.
2. Fasilitas Pendukung Layanan
Fasilitas perpustakaan harus dapat mendukung terciptanya suasana perpustakaan yang kondusif dan menyenangkan serta memudahkan proses pelayanan maupun pencarian informasi. Karenanya, fasilitas perpustakaan harus dirancang berdasarkan perencanaan yang baik serta disesuaikan dengan kebutuhan pengguna.
a. Tempat dan suasana yang nyaman
Tempat serta suasana untuk melakukan kegiatan belajar dan penelitian tertata dengan baik serta harus menjamin terciptanya lingkungan yang kondusif untuk melakukan layanan, tugas-tugas staf, dan untuk menampung bahan pustaka. Peralatan yang berfungsi memperlancar kinerja perpustakaan harus selalu dalam kondisi baik. Faktor-faktor seperti temperatur dan kelembaban, toilet, keamanan, kebersihan harus menjadi perhatian. Area Perpustakaan juga harus mampu mengakomodasi jumlah tempat duduk pengguna untuk berbagai kegiatan, seperti untuk melakukan belajar mandiri, belajar kelompok, diskusi, penggunaan media audio visual dan kegiatan-kegiatan pengguna lainnya. Di samping itu, area perpustakaan memungkinkan untuk menampung koleksi yang ada sekarang dan sekaligus mampu menampung pertumbuhan (penambahan) koleksi tercetak pada masa datang.
b. Website yang menarik dan informative
Perpustakaan virtual akan menyajikan seluruh informasinya dalam bentuk website yang dapat diakses melalui internet. Website ini merupakan pintu gerbang utama perpustakaan dalam bentuk virtual. Kunjungan virtual akan memberikan kesan pertama bagaimana perpustakaan memberikan layanannya dan seberapa jauh informasi awal dapat diperoleh melalui website tersebut.
c. OPAC yang informative
Online Public Access Catalog atau OPAC merupakan fasilitas penelusuran koleksi yang dimiliki oleh satu perpustakaan. OPAC yang informative menjadi sarana yang utama untuk mengetahui koleksi yang ada. Terkadang ditemukan OPAC yang tidak informative seperti menyatakan judul buku tersedia tetapi setelah ditelusur tidak tersedia di rak atau bahkan di perpustakaan tersebut. Selain itu informasi yang terdapat di OPAC diharapkan selalu diperbaharui sehingga pengguna dapat mengetahui koleksi terakhir yang dimiliki oleh perpustakaan.
d. Retrieval system yang user friendly
Sistem temu balik (retrieval system) yang mudah digunakan oleh pengguna (user friendly) dapat memberikan kesan yang baik bagi pengguna yang sedang mencari informasi. Ketersediaan fitur-fitur serta informasi yang lengkap tentang bagaimana cara mengakses informasi akan sangat membantu pengguna yang masih ‘awam’ dalam menggunakan fasilitas penelusuran yang tersedia, seperti OPAC. Selain itu adanya rambu-rambu yang jelas dan dapat dibaca langsung oleh pengguna akan memberikan dukungan terhadap system yang sudah tersedia di perpustakaan.
e. Prosedur kerja yang jelas
Seorang pustakawan harus mengetahui dengan jelas deskripsi kerja yang harus dilakukan setiap harinya. Hal ini akan menciptakan prosedur kerja yang jelas di perpustakaan. Prosedur kerja yang baik akan memberikan kemudahan bagi pengguna pada saat akan memanfaatkan layanan yang terdapat di perpustakaan. Sebagai contoh bagaimana prosedur kerja untuk menjadi anggota, apa saja persyaratannya dan sebagainya. Informasi yang jelas dan terbuka juga akan membentuk iklim kerja yang sehat di perpustakaan.
f. Sisfo pendukung layanan perpustakaan
Sistim informasi (sisfo) pendukung layanan sangat diperlukan oleh pengguna. Pengguna dapat terbantu dengan adanya sistem informasi yang jelas, seperti pengumuman, berita-berita tentang perpustakaan dan lain-lain. Sisfo pendukung dapat ditampilkan di website maupun dalam bentuk tercetak yang diletakkan di ruangan perpustakaan serta dapat juga ditempelkan di dinding pengumuman yang tersedia di perpustakaan.
3. Kompetensi pustakawan
Paling tidak ada tiga bidang yang harus mendapat perhatian serius perpustakaan dalam pengembangan sumber daya manusianya, yaitu keterampilan terhadap teknologi (technology skills), keterampilan antar perseorangan (interpersonal skills), dan kepemimpinan (leadership).
Teknologi informasi diperlukan untuk mengintegrasikan teknologi baru ke dalam aktivitas perpustakaan. Faktor sumber daya manusia merupakan faktor yang sangat penting agar teknologi yang ada dapat digunakan secara efektif. Pelatihan di bidang teknologi ini dimaksudkan untuk menjadikan pustakawan yang dilatih atau dididik dapat menggunakan peralatan dan software dalam mendukung adanya peningkatan efektivitas pustakawan dan organisasi. Sementara, pendidikan teknologi dimaknai sebagai suatu proses yang memungkinkan pustakawan memahami kerangka konseptual dari pada teknologi yang ada dan dapat membuat keputusan secara cerdas, kapan dan bagaimana menggunakan teknologi yang tersedia.
Good Interpersonal skill merupakan kunci sukses dalam pekerjaan apapun terutama yang melibatkan banyak kontak dengan orang lain seperti di perpustakaan. Karena kemampuan berkomunikasi akan berpengaruh pada hasil kerja yang diinginkan. Kemampuan ini menuntut ketrampilan berinteraski dan berkomunikasi secara efektif demi membangun hubungan dengan individu lain dalam hal ini adalah pengguna perpustakaan. Dengan ketrampilan ini diharapkan pustakawan dapat menanamkan image positif seperti yang diharapkan.
Konsep kepemimpinan (leadership) juga telah mengalami banyak perubahan. Sebagai akibat adanya perubahan yang berlangsung cepat. Pimpinan perpustakaan harus mampu mengarahkan segala kemampuannya untuk mendorong dan mendukung pustakawan untuk melakukan peran signifikan dalam mengartikulasikan dan membangun optimisme pustakawan untuk menjalankan agenda perpustakaan pada masa yang akan datang. Diharapkan semua level kepemimpinan di perpustakaan harus diposisikan sebagai pihak yang bukan lagi menjadi satu-satunya penentu kebijakan. Namun, kepemimpinan sekarang harus diarahkan pada terciptanya atau tumbuhnya tanggung jawab secara kolektif (kebersamaan).
Pengetahuan, keterampilan dan sikap pustakawan dalam menjalankan tugas sangat berpengaruh terhadap kepuasaan pengguna dalam memanfaatkan perpustakaan. Karena bagaimanapun baiknya gedung dan ruang perpustakaan jika pelayanan yang diberikan pustakawan tidak memuaskan dapat membuat pengguna kecewa (unsatisfaction). Profesionalisme dan ketrampilan pustakawan dapat ditingkatkan lewat berbagai program pendidikan dan pengembangan, seperti studi lanjut, pelatihan kepustakawanan (training), dan program magang (internship).
4. Sumber-sumber Informasi
Sumber-sumber informasi (information resources) di perpustakaan adalah salah satu komponen utama yang diperlukan untuk menyediakan layanan perpustkaaan. Sumber-sumber informasi itu harus tersedia dalam berbagai format, printed, non-printed, electronic collections, dan media-media lainnya. Di samping itu, kredibilitas dan kemutakhiran (up-to-date) sumber-sumber informasi harus mendapat perhatian dari pihak Perpustakaan. Keragaman koleksi dengan karakter yang demikian itu adalah dimaksudkan untuk mendukung dan menjamin bahwa perpustakaan dapat memberikan layanan yang memuaskan kepada pemakainya. Namun demikian tidak ada satu perpustakaanpun yang benar-benar bisa memenuhi koleksinya sendiri. Maka dari itu setiap perpustakaan akan saling membutuhkan koleksi perpustakaan lain dalam rangka memenuhi seluruh kebutuhan penggunanya. Karenanya, Perpustakaan perlu membentuk dan menjalin kerja sama (library cooperation) atau kolaborasi dengan perpustakaan lain, baik perpustakaan khusus maupun pusat-pusat informasi lainnya. Kerjasama tersebut akan sangat membantu dalam memberikan pelayanan terutama bagi perpustakaan- perpustakaan kecil yang koleksinya masih sedikit.
Bentuk kerja sama yang dimungkinkan adalah peminjaman antar perpustakaan. Di negara-negara maju servis semacam ini banyak sekali digunakan. Terutama saat dimana dana untuk perpustakaan dikurangi. Dengan melihat katalog perpustakaan lain di Internet, para pustakawan dapat memastikan dulu apakah perpustakaan itu mempunyai buku yang dicari. Kalau perpustakaan tidak memiliki buku tersebut, pustakawan dapat memesannya langsung dari website perpustakaan itu. Program penggunaan koleksi secara bersama ini dapat berjalan dengan baik apabila setiap perpustakaan dapat memberikan informasi apa yang dimiliki oleh perpusakaannya masing-masing.
Kesimpulan Dan Saran
Berdasarkan uraian di atas, terlihat bahwa untuk menghadirkan perpustakaan ideal tidak hanya menyangkut ketersediaan informasi tetapi juga berkenaan dengan kualitas layanan, keberadaan fasilitas pendukung, serta sumber daya manusianya. Selanjutnya, keempat elemen tersebut secara totalitas akan saling mendukung (terintegrasi) dalam pemberian layanan kepada pengguna. Namun gambaran perpustakaan ideal tersebut merupakan analisis secara umum dan bukan harga mati. Pelaksanaannya dilapangan akan sangat bervariasi. Hal tersebut mengingat setiap perpustakaan memiliki acuan berbeda-beda dalam menentukan standar layanannya tergantung dari segmentasi serta kebutuhan penggunanya, misalnya antara perpustakaan perguruan tinggi dengan perpustakaan sekolah memiliki standar layanan yang berbeda.
Untuk menjamin terciptanya perpustakaan ideal seperti yang diharapkan langkah terbaik yang dapat ditempuh adalah menerapkan kebijakan pengendalian mutu dengan melibatkan pengguna sebagai bahan evaluasi melalui kotak saran, call center, survey secara berkala sehingga akan diketahui harapan serta tingkat kepuasan pengguna terhadap layanan yang diberikan perpustakaan.
Terakhir semoga tulisan ini dapat memberikan kontribusi dalam menghadirkan perpustakaan ideal sebagai langkah konkrit menghadapi persaingan dalam menyongsong masa depan.
DAFTAR PUSTAKA
Basuki Sulistyo, 2005, Upaya meningkatkan peran pustakawan dalam mendukung kinerja perpustakaan. Media Pustakawan, vol. 12, no. 3 dan 4, September / Desember; hal. 6-14. (Online) (http://pustakawanjateng.blogspot.com. Diakses 15 Juni 2009)
Ratminto dkk, 2006, Manajemen Pelayanan : Pengembangan Model Konseptual, Penerapan Citizen Carter dan Standar Pelayanan Minimal, Yogyakarat: Pustaka Pelajar: Badan Arsip Dan Perpustakaan Daerah Propinsi Sulawesi Selatan. (Online) (http://d2n-7.blogspot.com. Diakses 27 Juni 2009)
Zeithaml,Valerie A,Mary Jo Bitner,2000, Service Marketing. Second Ed,International Ed, Singapore: Mc Graw Hill,inc
Dwi Surtiawan, Kepuasan Pemakai Dan Peningkatan Kualitas Berbasis Pemakai. (Online) (Diakses 22 Juni 2009)
Ernawati, Endang,2008, Pola Interaksi Layanan Pada Perpustakaan Berbasis Elektronik. Seminar Forum Perpustakaan Perguruan Tinggi DKI, Jakarta 22 Januari 2008. (Online) ( http://d2n-7.blogspot.com. Diakses 27 Juni 2009)
Salmubi, Perpustakaan Universitas Indonesia menuju ‘World Class University Library. (Online) (Diakses 27 Juni 2009)
HS, Lasa. 2002. Membina Perpustakaan Madrasah dan Sekolah Islam. Yogyakarta : ADICITA
http://www.plusnetwork.com/perpustakaan yang ideal
www.google.com
Penulis: Era Sofiyah
Gondanglegi–Malang
Artikel by Lina Khoerunnisa
Tidak ada komentar:
Posting Komentar